PaperOffice Professional

Herstellerbeschreibung:

PaperOffice - Ihr Weg zum papierlosen Büro. Einfache Archivierung – schnelles auffinden Ihrer Dokumente.

Mit einem Klick zum gewünschten Ergebnis...

Um mit PaperOffice zu arbeiten, brauchen Sie sich nicht einzuarbeiten wie in anderen Systemen.
Die Grundfunktionen haben Sie bereits in den ersten Minuten erlernt. Mit einem Klick auf “NEU”,
erstellen Sie Ihr Dokument. In diesem neu erstellten Dokument können Sie wichtige
Informationen, wie

- Dokumentname
- Dokumentart
- Belegnummer
- Notizen

und mehr erfassen. Außerdem können Kontakte hinzugefügt werden, benutzerdefinierte Felder
und natürlich die Dokumentseiten.

Archivierung Ihrer Dokumente in PaperOffice

Dokumente die in PaperOffice abgelegt werde, können in vorher angelegten Kategorien
gespeichert werden. Diese Kategorien können Sie nach Ihren Wünschen anpassen:
- mit integrierten Symbolen
- mit eigenen Symbolen
- Notizen

Kategorien werden unterteilt in Haupt- u. Unterkategorien.

PaperOffice indiziert Ihre Dokumente, d. h. Ihre Dokumente werden durchsuchbar gemacht.

- Texte aus PDF-Dokumenten, Word, Excel, OpenOffice werden direkt extrahiert und in Ihrer
Datenbank gespeichert
- Texte aus gescannten Dokumenten werden mittels Microsofts OCR-Engine erfasst

Sie suchen ein gewünschtes Dokument?

Es führen verschiedene Möglichkeiten zum Ziel:

Möglichkeit 1 - Die direkte Suche
Geben Sie ein Suchbegriff ein und klicken auf “Suchen”. Danach zeigt PaperOffice Ihre
gewünschten Dokumente an. Dabei wird jedes Datenbankfeld berücksichtigt, natürlich auch
extrahierte Texte aus Ihren gescannten Dokumenten.

Möglichkeit 2 - Anzeige durch Klick auf eine Kategorie
Möglichkeit 3 - Anzeige aller Dokumente nach Dokumentnamen
Möglichkeit 4 - Anzeige nach Datum
Möglichkeit 5 - Anzeige nach Kontaktname (Ansprechpartner oder Kundennummer)
Möglichkeit 6 - Anzeige nach Aktenschrank (bezieht sich auf Ihren “realen” Aktenschrank)

Digitale Sicherheit mit 128 Bit Verschlüsselung

Jedes Dokument das in PaperOffice abgelegt wird, wird mit unserer 128bit Verschlüsselung
archiviert (optional einstellbar). Ob in der Professional Version als verschlüsselte Datei oder in der
Enterprise Version als verschlüsselter Datensatz auf Ihrem SQL-Server.

Einfache Datenbank oder SQL-Server?

In der Professional Version setzen wir auf Microsofts Access Datenbank. Diese bietet Platz bis 2GB
und sollte für den “Hausgebrauch” ausreichen.
Für größere Datenmengen können Sie in der Enterprise Version einen SQL-Server installieren oder
Ihren vorhandenen für den Einsatz von PaperOffice konfigurieren. Dadurch können Sie so viele
Dokumente speichern, wie der SQL Server hergibt.
Momentan unterstützt PaperOffice den frei erhältlichen MySQL-Server und den SQL-Server von
Microsoft.

Neu: Microsoft Office 2007 Unterstützung – Schnellsuche – Microsoft Vista ready